„Tamo Grupė“ pasirinko „Rivile ERP“: per 5 mėnesius pakeistos SAP ir Microsoft „Business Central“ sistemos

Viena didžiausių edukacinių sprendimų ir mokymo priemonių tiekėjų Lietuvoje „Tamo Grupė“, vienijanti tokius prekės ženklus kaip „Šviesa“, TAMO ir EDUKA, įgyvendino ambicingą verslo valdymo sistemų (angl. ERP) keitimo projektą. Įmonių grupė SAP ir Microsoft „Business Central“ sistemas pakeitė į verslo valdymo ir apskaitos sistemą „Rivile ERP“ siekdama centralizuoti veiklos valdymą ir automatizuoti kasdienius procesus. 

Vos per penkis mėnesius „Rivile ERP“ pradėta naudoti keturiose grupės įmonėse. Perėjimas prie naujos sistemos vyko sklandžiai ir startas drąsiai įvyko prieš pat didžiausią metų veiklos piką. Leidykla „Šviesa“ po starto sėkmingai suvaldė vieną intensyviausių metų veiklos etapų, kai Lietuvos mokykloms buvo pristatomi vadovėliai. Per dieną buvo išsiunčiama iki 150 siuntų, reikalingi procesai buvo sėkmingai valdomi naudojant „Rivile ERP“. 

„Ieškojome sprendimo, kuris pakeistų turėtas sistemas, padėtų suvienodinti procesus visoje grupėje. Mums buvo svarbu turėti vieną sistemą visai įmonių grupei, kuri užtikrintų efektyvų duomenų valdymą, leistų automatizuoti procesus ir būtų pasirengusi tolimesniam verslo augimui. Įsidiegus Rivile ERP, leidinių gamybos pajamavimo procesas dabar užtrunka 50 proc. trumpiau, o visų keturių įmonių apskaita veikia vienoje sistemoje, todėl galime dirbti gerokai sklandžiau ir tiksliau valdyti informaciją.“ –  „Tamo Grupės“ komercijos ir operacijų  vadovė Malvina Vilniškienė. 

Verslo valdymo sistemos keitimas visuomet yra reikšmingas pokytis organizacijai. „Tamo Grupėje“ projektas išsiskyrė savo diegiamo funkcionalumo pločiu ir būtinybe užtikrinti sklandų procesų veikimą visoje organizacijoje.  

Papildomų iššūkių kėlė ir didelės veiklos apimtys. Dideli kasdieniai užsakymų, dokumentų ir siuntų srautai reikalavo labai našaus ir patikimo sprendimo. 

„Tai buvo kompleksiškas projektas, vienu metu diegimas vyko keturiose įmonėse, startavome prieš patį kliento veiklos piką. Sėkmę lėmė labai profesionalios komandos ir labai atsakingi projekto vadovai abejose pusėse, didelis pasitikėjimas tarp mūsų ir kliento, palinkėčiau kiekvienam diegėjui tokių konstruktyvių ir disciplinuotų užsakovų“, – pasakoja dr. V. Kontrimas, UAB „Rivilė“ strategas. 

Vienas reikšmingiausių projekto rezultatų buvo įgyvendinimo greitis. Nuo projekto pradžios iki darbo „Rivile ERP“ sistemoje praėjo vos penki mėnesiai. Per šį laiką buvo atlikta duomenų migracija, įgyvendintos integracijos, suvienodinti procesai grupės įmonėse ir parengti vartotojai darbui naujoje sistemoje.

Svarbu tai, kad projektas buvo įgyvendintas Time&Material principu, kainavo mažiau nei buvo pradinis įvertis, o bendra investicija visam projektui įskaitant papildomus projekto partnerius integruojant su 3PL paslaugomis, elektronine prekyba nesiekė 150 tūkst. eurų. Lietuvoje pamažu įsigali projektų diegimas Time&Material principu, kas jau senai taikoma Vakarų Europoje, JAV ir kitose išsivysčiusiuose regionuose. 

Vienas pagrindinių projekto tikslų buvo sumažinti rankiniu būdu atliekamų operacijų kiekį ir užtikrinti didesnį procesų efektyvumą visoje įmonių grupėje.  Šiandien „Rivile ERP“ padeda centralizuotai valdyti informaciją, automatizuoti kasdienes operacijas ir užtikrinti sklandesnį darbą visose grupės įmonėse.  

„Didžiausią naudą pajutome kasdienėje veikloje. Dalis procesų, kuriems anksčiau reikėdavo papildomų veiksmų ar duomenų tikrinimo skirtingose sistemose, šiandien vyksta automatiškai, pavyzdžiui vienos pardavimų ataskaitos apdorojimas reikalauja 80% mažiau darbo.“, –  sako M. Vilniškienė. 

Viena svarbiausių projekto dalių buvo integruoto gamybos ir pardavimų proceso sukūrimas tarp dviejų grupės įmonių. Sprendimas užtikrina sklandų informacijos judėjimą tarp gamybos ir prekybos grandžių, leidžia automatizuoti duomenų apsikeitimą ir suteikia daugiau procesų skaidrumo. 

„Rivile ERP“ taip pat buvo integruota su e. prekybos platforma, 3PL sandėlio valdymo sistema ir SABIS. Tai leido automatizuoti informacijos perdavimą tarp sistemų, sumažinti rankinių veiksmų poreikį ir užtikrinti greitesnį bei patikimesnį procesų vykdymą nuo užsakymo gavimo iki jo pristatymo klientui.

Sėkmingas ERP diegimas yra bendras kliento ir diegėjo komandos pasiekimas. „Tamo Grupės“ ir „Rivilės“ specialistų bendradarbiavimas, aiški komunikacija bei aktyvus įsitraukimas leido laiku pasiekti visus numatytus projekto tikslus. 

„Norime padėkoti visai „Rivilės“ komandai už profesionalų darbą ir konstruktyvų bendradarbiavimą. Projektas buvo ambicingas, bendromis jėgomis pavyko pasiekti ir viršyti visus užsibrėžtus tikslus“, – teigia „Tamo Grupės“ komercijos ir operacijų  vadovė. 

Šiandien visos keturios „Tamo Grupės“ grupės įmonės dirba su „Rivile ERP“ sistema, kuri padeda efektyviau valdyti procesus, automatizuoti kasdienę veiklą ir užtikrina tvirtą pagrindą tolimesnei plėtrai